Nebuďte otroky času

Nikdy nebudeme mít tolik času, kolik bychom potřebovali. Vymezený čas se alespoň můžeme naučit využívat co nejefektivněji.

Pracovní složky se vám kupí na stole, z počítače na vás neustále bliká červenými písmeny a vykřičníky jeden nesplněný úkol za druhým a mobil vydává výstražné zvukové signály o blížící se poradě či schůzce. Tím to ovšem nekončí, protože v kalendáři máte zakroužkované narozeniny vašich přátel, několikrát zrušené návštěvy u zubaře a o fitku ani nemluvě. Kdy jste byli naposledy v kině nebo na koncertě nebo jen tak s přáteli na skleničce, si už ani nevzpomínáte, ale víte, že byste jim rozhodně měli zavolat, protože oni se vás už ani nepokoušejí kontaktovat. Slyšeli by pouze: Promiň, nestíhám! Vždyť vy máte tolik povinností a tak málo času!

Jsme otroky hektické doby

Zřejmě každý zaměstnaný člověk občas nestíhá vše tak, jak by chtěl. Většina z nás se řítí životem rychlostí, která si nezadá s výkony Usaina Bolta, ale i tak se velmi často ocitáme v časové tísni. „Dnešní doba klade na každého z nás velmi vysoké nároky. Lidé pracují přes čas, aby mohli splácet úvěry nebo aby si mohli koupit věci, které vlastně ani nepotřebují, ale kdyby je neměli, byli by ve společnosti svým způsobem outsideři. Tlak, pracovní i soukromý, je velký a stres neúnosný,“ říká psycholog a psychoterapeut Miloš Kajuk, který se ve své praxi setkává velmi často s lidmi, kterým nátlak ze strany zaměstnavatele, ale také tíha zodpovědnosti za nesplacený úvěr a trauma z odcizující se rodiny narušuje klidné spaní. S tím, že den má 24 hodin a týden sedm dní, nic neuděláme, můžeme se ale naučit s časem lépe hospodařit a vyhnout se tak stresu. Základem jeho „ovládnutí“ je umět se rozhodnout, co je pro vás a pro vaši efektivitu v danou chvíli nejdůležitější. „Plánování je v první řadě o určení priority,“ radí psycholog. Důležité tedy je zaměřit se na činnost či úkol, který ve vašem diáři září nejvíce červeně a který spěchá nebo je důležitý pro vaši firmu či vašeho nadřízeného. Chybou, které se dopouštíme všichni, kteří jsme ve stresu z nedodělané práce v daném termínu, je, že začínáme plněním jednodušších úkolů, protože víme, že nám půjdou lépe od ruky. To je sice pravda, ale tím pádem se ty složité a časově náročnější posouvají blíže k uzávěrce a my ke zhroucení.

Odříkaného největší krajíc

Je to tak, musíte se naučit začít vždy těmi nejtěžšími a nejdůležitějšími úkoly a pak přecházet k jednodušším a méně naléhavým. Když zvládneme náročnější úkoly plnit jako první a na závěr pracovní doby či týdne si necháme ty lehčí, zjistíme možná s úžasem, že osmihodinová pracovní doba vlastně není tak krátká, jak se nám zdálo. Podle PhDr. Miloše Kajuka bychom si měli uvědomit, že například vyučovací hodina netrvá hodinu, ale jen 45 minut, což je časový úsek, po který jsme schopni napnout všechny síly k co nejlepšímu výkonu a plně se soustředit. Dejte si tedy vždy po zhruba pětačtyřiceti minutách malou pauzu. Třeba se protáhněte, dojděte si uvařit čaj nebo snězte svačinu. Nikdy však neodcházejte od rozdělané práce nebo nedělejte dvě věci najednou. Bude to chtít trochu tréninku, ale náš mozek má naštěstí více rozumu než my, a tak si velmi rychle osvojí nové metody a postupy a pomůže nám zautomatizovat si i nepopulární pravidla. Je to jako se cvičením. Půl roku se odhodláváte, hledáte výmluvy, proč zrovna teď není vhodná doba na to, abyste začali cvičit, ale když uděláte první krok, pak druhý a třetí, najednou zjistíte, že cvičíte třikrát týdně a pak že byste si už dny, které máte pro pohybové aktivity vyhrazené, nedokázali odpustit. Stejně tak je to s organizací času. Takže se nadechněte a s chutí do toho. Odměna bude sladká. Budete mít sami ze sebe dobrý pocit.

Povznášející pocity

Právě ty nám podle psychologa Kajuka chybějí: „Veřejnost je prostřednictvím médií zahrnována katastrofickými, negativními a úzkost vyvolávajícími zprávami. Není divu, že se pak člověk cítí neustále něčím ohrožen, že má pocit, že žije v zemi, které se nedaří – a možnou příčinou může být právě on. Přitom bychom si spíš měli všímat toho, co se nám podařilo, a být na sebe i svoji zemi hrdí.“Začněme tedy pěkně po pořádku, tedy od sebe. Každý z nás zažil nenadálý pocit štěstí a úlevy po zdárně složené maturitě, přijímacích zkouškách nebo vydařené rodinné oslavě. Obláček, na kterém se v takový okamžik vznášíte, je naplněn endorfiny, které se v mozku začnou uvolňovat vždy, když se nám něco povede, odškrtneme ze seznamu důležitý úkol a tak dále. Pocity euforie, nepřeberné energie, hrdosti na sebe sama, ale také impulzu k další, ještě lepší, ještě kreativnější a mnohem lépe vymyšlené, zprodukované a vykonané činnosti, se dostavují vždy, když se nám něco povede, když splníme dobře zadanou práci a ještě navíc před termínem odevzdání. Tato chemická reakce je pro naše tělo i naši mysl natolik příjemná, že si na ni rychle zvyknete a právě ona vám pomůže naučit se využívat daný čas efektivněji než doposud.

Určit, pojmenovat, napsat

„První automobil značky Škoda, první dovolená v Jugoslávii, první dítě,“ plánuje nastávající choť ve filmu Jak básníci přicházejí o iluze. Nemusíte si vytvářet graf povinností, úspěchů a pozitiv, ale tužku a papír budete potřebovat. Už víme, že z několika úkolů si musíme jako první vybrat ten nejtěžší a nejdůležitější. Ovšem který to je? Nejlépe to zjistíme, když si sepíšeme seznam všeho, co musíme udělat nebo co bychom chtěli udělat. V okamžiku, kdy uvidíte své úkoly a svá přání černé na bílém, budete schopni mnohem lépe určit pořadí, ve kterém je musíte splnit. Teď si tedy ke každému úkolu napište číslo, přičemž postupujte tak, že jednička znamená nejvyšší prioritu. Nyní si do diáře nebo speciálního úkolovníku přepište dané činnosti v pořadí od nejdůležitějšího po nejméně naléhavou, tedy takovou, kterou můžete eventuálně přesunout do dalšího seznamu. Ke každé položce si napište termín jejího splnění. Pokud to úkol vyžaduje, připište si také, co všechno budete k jeho splnění potřebovat. Například odborné knihy, časopisy, kontakty a podobně. Vyvarujete se tím následných zmatků. K práci zasednete vybaveni vším potřebným. A teď už žádné otálení a rovnou se vrhněte do práce. Žádné odklady, žádné výmluvy.

Vyšší škola plánování

Abyste se zbavili stresu z nevykonaného, doveďte plánování k dokonalosti. Napřed si vytvořte plán měsíční, do kterého zahrňte vše, co byste v daném měsíci měli či chtěli splnit. Od pracovních povinností přes učení se cizího jazyka, cvičení až po setkání s přáteli. „Den bychom si měli rozložit do tří časových úseků po osmi hodinách. Prvních osm je vyhrazeno na práci, druhý úsek bychom měli věnovat rodině, přátelům a svým koníčkům a posledních osm hodin spánku,“ říká PhDr. Kajuk. Tohoto rozvržení se držte a až si úkoly rozvrhnete do týdnů, přichází okamžik, kdy budete pracovat s hodinou po hodině, a to tak, že si každý večer v klidu sednete a sepíšete si plán na následující den hodinu po hodině. Samozřejmě jej stále řaďte podle důležitosti. Zahrňte do něj i přípravu nebo nezbytný časový úsek, který věnujete plnění nejdůležitějšího úkolu daného měsíce. Den si rozdělte do hodin a pečlivě si rozepište, kolik času budete na tu kterou činnost potřebovat. Následující den si tento seznam dejte na viditelné místo a každý vykonaný úkon odškrtněte a těšte se na endorfinovou horečku, která vás ovládne. Po určité době už budete vědět, kolik úkolů je ve vaší moci za den zvládnout a také za jakou dobu, tedy jestli za hodinu, dvě nebo tři, ale také které činnosti byly opravdu důležité a které nedůležité. Jsou to ty, které jste převáděli do druhého dne, do dalšího týdne či následujícího měsíce. Zatím jste je nesplnili a nic závažného se nestalo. Při zpětném pohledu na vykonané a odevzdané úkoly, na splněné cíle budete s chutí a nadšením přistupovat k těm, které jsou ještě před vámi. A rozhodně nezapomínejte na zasloužený odpočinek. Od teď už na něj budete mít čas!

Text: Kateřina Grimmová, foto: Shutterstock